Iga ettevõtja puutub oma tegevuse käigus varem või hiljem kokku arvete koostamisega. Üks keerulisemaid ja samas olulisemaid teemasid on aga käibemaksuta arve väljastamine. Küsimus, millal ja kuidas tohib arvele märkida nullprotsendilise käibemaksumäära või miks käibemaksu üldse ei lisata, tekitab tihti segadust nii alustavates kui ka juba kogenud ettevõtjates. Vale arve koostamine võib kaasa tuua probleeme Maksu- ja Tolliametiga, trahve või tarbetut bürokraatiat. Seetõttu on oluline mõista seadusandlikke nüansse, dokumenteerimise nõudeid ja seda, milliseid viiteid peab arvele lisama, et kõik oleks korrektses vastavuses kehtivate normidega.
Millal tohib koostada käibemaksuta arve?
Käibemaksuta arve koostamine ei tähenda alati seda, et teenus või kaup on käibemaksuvaba. See võib tähendada, et ettevõtja ei ole käibemaksukohustuslane, või siis kohaldatakse teatud tehingutele erisusi. Üldiselt jaguneb käibemaksuta arve väljastamise vajadus kolme peamisse kategooriasse:
- Mitte-käibemaksukohustuslane: Kui ettevõte ei ole registreeritud käibemaksukohustuslasena, ei ole tal õigust ega kohustust müügihinnale käibemaksu lisada.
- Käibemaksuvaba käive: Teatud valdkonnad, nagu näiteks tervishoiuteenused, sotsiaalteenused või teatud finantsteenused, on seadusega määratud käibemaksuvabaks, olenemata ettevõtte staatusest.
- Pöördmaksustamine või eksport: Rahvusvahelises kaubanduses (näiteks EL-sisene teenuse osutamine või eksport väljapoole EL-i) kohaldatakse sageli 0-protsendilist käibemaksumäära.
Oluline on vahet teha terminitel “käibemaksuvaba” ja “0-protsendiline käibemaks”. Käibemaksuvaba käibe puhul ei teki õigust sisendkäibemaksu maha arvata, kuid 0-protsendilise määra puhul on ettevõttel õigus sisendkäibemaksu tagasi küsida. See vahe on finantsarvestuses kriitilise tähtsusega.
Arve kohustuslikud andmed ja viited
Sõltumata sellest, kas arvele lisatakse käibemaks või mitte, peab dokument vastama raamatupidamisseaduses ja käibemaksuseaduses sätestatud nõuetele. Kui väljastate arve ilma käibemaksuta, peab arvel olema selgelt välja toodud põhjus, miks käibemaksu ei ole lisatud. See on vajalik nii kliendi kui ka maksuhalduri jaoks.
Peamised elemendid, mis peavad arvel olema:
- Arve number ja kuupäev.
- Müüja ja ostja nimi, aadress ning registrikood (kui on olemas).
- Kauba või teenuse kirjeldus ja kogus.
- Tehingu toimumise kuupäev (kui see erineb arve kuupäevast).
- Müügihind ilma käibemaksuta.
- Viide seadusepunktile või selgitus, miks käibemaksu ei lisatud (näiteks “KMS § 16” või “Reverse charge”).
Kui tegemist on 0-protsendilise käibemaksu määra kohaldamisega, on kohustuslik märkida ka kliendi käibemaksukohustuslase number (KMKR number), et tõestada tehingu olemust ja maksustamisalust.
Praktiline näidis: kuidas arvet koostada
Kujutame ette olukorda, kus ettevõte osutab IT-teenust teise Euroopa Liidu liikmesriigi ettevõttele. Kuna tegemist on B2B teenuse ekspordiga, kohaldatakse pöördmaksustamist. Arve näeb välja järgmine:
Müüja: OÜ Näidisettevõte, Reg nr 12345678, KMKR nr EE100123456
Ostja: AB Company, KMKR nr DE987654321, Berliin, Saksamaa
Teenus: IT-arendusteenus 01.10.2023 – 31.10.2023
Kogus: 40 tundi
Ühikuhind: 50 EUR
Summa: 2000 EUR
Käibemaksumäär: 0% (pöördmaksustamine)
Käibemaks kokku: 0 EUR
Arve kokku: 2000 EUR
Märkus arvel: “Teenuse osutamine Euroopa Liidu piires, kohaldatakse pöördmaksustamist vastavalt KMS § 10 lg 5. Ostja on kohustatud käibemaksu deklareerima oma asukohariigis.”
See näidisillustratsioon näitab, kui oluline on täpsus. Kui jätate viite seadusele märkimata, võib maksuhaldur tehingut käsitleda ekslikult maksustatava käibena ja nõuda käibemaksu tasumist.
Millised on suurimad ohud ja vead?
Kõige sagedasem viga, mida tehakse, on käibemaksuseaduse sätete vale tõlgendamine. Ettevõtjad eeldavad tihti, et kui klient on välismaal, siis arve on automaatselt käibemaksuta. See ei pruugi alati nii olla. Näiteks füüsiliste isikute puhul (B2C) võivad kehtida hoopis teised reeglid, nagu OSS (One Stop Shop) süsteem, kus peate deklareerima ja tasuma käibemaksu kliendi asukohariigi määras.
Teine levinud viga on tõendite puudumine. Kui müüte kaupa 0-protsendilise määraga ekspordina väljapoole Euroopa Liitu, peab teil olema tollideklaratsioon, mis tõestab kauba riigist lahkumist. Ilma selle dokumendita ei ole teil õigust arvet käibemaksuta koostada, isegi kui klient on välismaalane. Maksuamet kontrollib alati kaasnevat dokumentatsiooni, mitte ainult arvet ennast.
Samuti on ohtlik unustada KMKR numbri kontrollimine VIES süsteemis. Kui müüte teenust ettevõttele, kelle KMKR number on kehtetu või vale, ei saa te rakendada pöördmaksustamist. Vastutus kehtiva numbri kontrollimise eest lasub alati müüjal.
Kuidas hallata arveid raamatupidamises
Arvete koostamine on vaid pool võitu. Nende korrektsus raamatupidamises on sama oluline. Iga käibemaksuta arve peab olema süstematiseeritud ja seotud õige kliendiga. Kasutage kaasaegseid raamatupidamistarkvarasid, mis võimaldavad valida erinevaid maksumäärasid ja lisada automaatselt vajalikud viited seadustele. See vähendab inimliku eksimuse võimalust.
Soovitav on luua endale põhjad (templates), kus viited seadusepunktidele on juba ette kirjutatud. Näiteks “0% käibemaks (Eksport, KMS § 15)” või “0% käibemaks (Pöördmaksustamine, KMS § 10)”. See säästab aega ja tagab, et iga arve on kooskõlas kehtiva seadusandlusega. Samuti on hea praktika hoida kõiki arveid digitaalses arhiivis vähemalt seitse aastat, nagu nõuab raamatupidamisseadus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas ma pean arvele kirjutama “käibemaksuvaba”, kui ma pole käibemaksukohustuslane?
Jah, hea tava on lisada märge, et ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane. See annab ostjale selge signaali, et arve on korrektne ja käibemaksu puudumine on põhjendatud. Võite kirjutada näiteks: “Teenus ei ole maksustatav käibemaksuga (KMS § 1 lg 1).”
Kas ma tohin 0% arvet teha, kui klient ei anna oma KMKR numbrit?
Üldjuhul ei tohiks te rakendada 0-protsendilist maksumäära, kui te ei saa kontrollida ostja staatust. B2B tehingute puhul on KMKR number kohustuslik tõendamaks, et tegemist on äriklientide vahelise tehinguga. Kui number puudub, peaksite kaaluma käibemaksu lisamist või nõudma kliendilt vajalikke andmeid.
Kuidas käituda, kui olen arvele kogemata käibemaksu märkinud, kuid pidanuks olema 0%?
Sellisel juhul tuleb teha arve parandus (krediitarve) ja väljastada uus korrektne arve. Kindlasti konsulteerige raamatupidajaga, et vältida vigade kajastumist käibedeklaratsioonil. Kui olete juba vale käibemaksu riigile tasunud, on vaja esitada parandatud deklaratsioon.
Kas teenuste eksporti on raskem tõestada kui kaupade eksporti?
Teenuste ekspordi puhul on tõestamine sageli lihtsam, sest see põhineb lepingutel ja maksetel, kuid maksuhaldur võib siiski küsida tõendeid teenuse tegeliku osutamise kohta. Kaupade puhul on tollidokumendid vältimatud, mistõttu on nende osas kontrollrangem.
Kas eraisikule saab väljastada 0% arvet?
Eraisikutele (mitte-ettevõtjatele) osutatavate teenuste puhul kehtivad üldised reeglid. Kui müüte teenust eraisikule väljaspool Eestit, peate enamasti lisama Eesti käibemaksu, välja arvatud juhul, kui kasutate OSS-süsteemi ja müüte digitaalseid teenuseid. Kindlasti konsulteerige asjatundjaga enne välismaa eraisikule arve väljastamist.
Õiguslike nõuete jälgimine ja muudatused
Käibemaksuseadus on dünaamiline ja muutub vastavalt Euroopa Liidu direktiividele ja riigisisestele vajadustele. Ettevõtja kohustus on hoida end kursis uuendustega. Näiteks võib muutuda käibemaksumäär või teatud teenuste maksustamisalused. Seetõttu ei tasu usaldada aastaid vanu arvepõhjasid ilma neid üle kontrollimata.
Samuti on oluline meeles pidada, et elektrooniline arveldamine on muutumas standardiks. E-arved vähendavad vigade hulka, kuna süsteemid kontrollivad automaatselt vajalike väljade täitmist. Kui teie ettevõte arveldab sageli välispartneritega või käitleb suuri tehingumahtusid, on e-arvete kasutamine parim viis tagada, et kõik nõutud viited ja andmed on alati korrektselt arvel olemas. See mitte ainult ei lihtsusta teie raamatupidamist, vaid tekitab ka usaldust teie äripartnerite silmis, kes näevad, et ettevõte järgib kõiki regulatsioone professionaalselt.
Lõpetuseks tasub meeles pidada, et dokumentatsioon on ettevõtja visiitkaart. Korrektselt koostatud käibemaksuta arve näitab partnerile, et olete oma ala tundev professionaal, kes väärtustab läbipaistvust ja seaduskuulekust. Ärge kartke küsida nõu raamatupidajalt või maksuhaldurilt, kui olete ebakindel. Parem on kulutada kümme minutit küsimusele kui hiljem tegeleda pikaajaliste ja kulukate maksuvaidlustega. Käibemaksuseaduse nüansid võivad tunduda keerulised, kuid süstemaatilise lähenemise ja õigete teadmiste korral on see igale ettevõtjale täiesti jõukohane ülesanne.
