Ettevõtlusmaailma sisenemine on põnev teekond, mis on täis uusi väljakutseid ja võimalusi, kuid paratamatult kaasneb sellega ka kokkupuude bürokraatia ja maksusüsteemidega. Üks sagedasemaid küsimusi, mis värsketel ettevõtjatel tekib, puudutab käibemaksu ja sellega seotud registrikoode. Paljud alustavad ettevõtjad ajavad segamini äriregistri koodi ja käibemaksukohustuslase numbri või ei tea täpselt, millal registreerimine muutub kohustuslikuks ning millal on see vabatahtlikult kasulik. Maksunduse rägastikus orienteerumine on aga kriitilise tähtsusega, sest teadmatus ei vabasta vastutusest ning õigeaegne registreerimine võib säästa ettevõttele tuhandeid eurosid või vastupidi – hoida ära valusaid trahve.
Mis on täpsemalt käibemaksukohustuslase number (KMKR)?
Käibemaksukohustuslase number, mida Eestis lühendatakse sageli kui KMKR number, on unikaalne kood, mille Maksu- ja Tolliamet (MTA) väljastab ettevõttele või füüsilisest isikust ettevõtjale (FIE), kes on võetud käibemaksukohustuslaste registrisse. See number on ettevõtte “pass” käibemaksusüsteemis osalemiseks.
Eestis algab see number alati maatähisega EE, millele järgneb üheksakohaline numbrkombinatsioon (näiteks EE123456789). On oluline mõista, et see ei ole sama mis ettevõtte registrikood. Registrikood identifitseerib juriidilise keha Äriregistris, samas kui KMKR number näitab, et ettevõte on riigi silmis käibemaksu koguja ja edastaja. Ilma selle numbrita ei ole ettevõttel õigust lisada oma müügiarvetele käibemaksu ega küsida riigilt tagasi ostudelt tasutud sisendkäibemaksu.
Millal tekib kohustus end registreerida?
Eesti seadusandlus on väikeettevõtjate suhtes küllaltki soosiv, lubades teatud piirini tegutseda ilma käibemaksukohustuslasena registreerimata. “Kuldne piir” on siinkohal 40 000 eurot. See tähendab, et kui ettevõtte maksustatav käive ületab kalendriaasta jooksul 40 000 eurot, tekib seadusest tulenev kohustus end registreerida.
Siin on mõned olulised nüansid, mida silmas pidada:
- Käibe arvestus: Arvesse läheb vaid Eestis tekkiv maksustatav käive. See ei hõlma näiteks maksuvaba käivet (nagu teatud tervishoiuteenused või kindlustus).
- Registreerimise hetk: Kohustus tekib päeval, mil nimetatud piirmäär ületatakse. See tähendab, et kui teete tehingu, millega aastane käive tõuseb 39 000 eurolt 41 000 euroni, peate end registreerima ja sellelt konkreetselt tehingult juba käibemaksu arvestama osas, mis ületab piirmäära, või mugavuse huvides kogu summalt.
- Avalduse esitamine: Avaldus tuleb esitada Maksu- ja Tolliametile hiljemalt kolme tööpäeva jooksul alates kohustuse tekkimise päevast.
Vabatahtlik registreerimine: kasulik või tülikas?
Hoolimata 40 000 euro suurusest piirmäärast, valivad paljud alustavad ettevõtjad vabatahtliku registreerimise tee kohe ettevõtte loomisel või enne piirmäära täitumist. Miks seda tehakse ja kas see on mõistlik?
Vabatahtliku registreerimise eelised
Peamine põhjus vabatahtlikuks registreerimiseks on õigus sisendkäibemaksu mahaarvamiseks. Kui alustav ettevõte peab tegema suuri investeeringuid – ostma seadmeid, rentima kontorit, soetama toorainet või tellima teenuseid –, siis KMKR numbri olemasolul saab nendelt kuludelt riigile makstud käibemaksu (tavaliselt 22%) tagasi küsida. Kui ettevõte pole käibemaksukohustuslane, on need kulud tema jaoks 22% kallimad.
Teine aspekt on usaldusväärsus. Teatud B2B (business-to-business) sektorites eelistatakse partnereid, kes on käibemaksukohustuslased, kuna see jätab mulje stabiilsemast ja tõsisemalt võetavast ärist. Lisaks, kui teie kliendid on samuti käibemaksukohustuslased, ei muutu teie teenus nende jaoks käibemaksu lisandumisel kallimaks, sest nemad saavad selle summa omakorda riigilt tagasi küsida.
Vabatahtliku registreerimise miinused
Peamine miinus on suurenenud halduskoormus. Käibemaksukohustuslasena peate:
- Esitama iga kuu 20. kuupäevaks käibedeklaratsiooni (KMD), isegi kui käivet polnud.
- Jälgima täpselt arvete vormistamise nõudeid.
- Arvestama raamatupidamisteenuse võimaliku hinnatõusuga, kuna töömaht suureneb.
- Kui teie kliendid on eraisikud, muutub teie toode või teenus nende jaoks 22% kallimaks, kuna nemad ei saa käibemaksu tagasi küsida. See võib vähendada teie konkurentsivõimet.
Piiratud käibemaksukohustus – varjatud lõks digiajastul
Väga oluline teema, mida alustavad ettevõtjad tihti ei tea, on piiratud käibemaksukohustus. See võib tekkida isegi siis, kui teie ettevõtte müügikäive on null eurot. Kuidas see võimalik on?
Kui Eesti ettevõte ostab teenuseid (näiteks Google’i reklaam, Facebooki reklaam, välismaine veebimajutus, tarkvaralitsentsid) ettevõttelt, mis asub teises Euroopa Liidu liikmesriigis või kolmandas riigis, ja teenuse osutamise koht on Eesti, tekib Eestis käibemaksu tasumise kohustus pöördmaksustamise teel. Kui ettevõte ei ole veel täiskohustuslane, peab ta end registreerima piiratud käibemaksukohustuslasena, kui kalendriaasta jooksul ostetud teenuste ja kaupade (EL-ist) summa ületab 10 000 eurot. Kuid tähelepanu – teenuste puhul tekib deklareerimiskohustus sageli juba esimesest eurost, sõltuvalt teenuse liigist.
Piiratud kohustuslane peab deklareerima ja tasuma käibemaksu ostudelt, kuid tal ei ole õigust sisendkäibemaksu maha arvata ega müügiarvetele käibemaksu lisada. See on olukord, mida tasub ennetada, kaaludes pigem täielikku registreerimist.
Kuidas käibemaksukohustuslaseks registreerimine käib?
Tänapäeva Eestis on protsess tehtud äärmiselt lihtsaks ja digitaalseks. Registreerimine toimub e-Maksuameti/e-Tollis keskkonnas. Toimingud on järgmised:
- Logige sisse e-MTA keskkonda.
- Valige menüüst “Registrid” ja seejärel “Käibemaksukohustuslasena registreerimise avaldus”.
- Täitke nõutud väljad. Kui registreerite end vabatahtlikult (enne 40 000 piiri), peate tõendama ettevõtlusega tegelemist või selle alustamist (näiteks lisama eellepingud, äriplaani või selgituse tegevuse kohta). MTA tahab vältida “riiulifirmade” registreerimist, millel puudub reaalne majandustegevus.
- Pärast avalduse esitamist vaatab ametnik selle läbi. Tavaliselt võtab otsus aega paar päeva, kuid seaduse järgi võib see aega võtta kuni viis tööpäeva.
Euroopa Liidu tehingud ja VIES süsteem
Kui plaanite kaupu või teenuseid müüa teistesse Euroopa Liidu riikidesse, puutute kokku terminiga VIES (VAT Information Exchange System). See on üleeuroopaline andmebaas, mis võimaldab kontrollida, kas teie äripartneri KMKR number on kehtiv.
Miks see on oluline? Kui müüte kaupa teise EL-i riigi käibemaksukohustuslasele, saate rakendada 0% käibemaksumäära (pöördmaksustamine). Selle eelduseks on aga see, et arvel on korrektselt märgitud mõlema osapoole kehtivad käibemaksunumbrid ja kaup liigub reaalselt ühest riigist teise. Kui ostja number on kehtetu, peate lisama arvele Eesti käibemaksu. Seega on iga uue välispartneri puhul tema tausta kontrollimine VIES-süsteemis hädavajalik rutiin.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Alljärgnevalt leiate vastused levinumatele küsimustele, mis alustavatel ettevõtjatel seoses käibemaksunumbriga tekivad.
Kas ma saan end käibemaksukohustuslaste registrist kustutada?
Jah, kui teie ettevõtte maksustatav käive jääb alla 40 000 euro kalendriaastas, on teil õigus esitada avaldus registrist kustutamiseks. Samuti kustutab maksuamet ettevõtte registrist, kui ettevõte ei ole esitanud deklaratsioone või ei tegele ettevõtlusega. Kustutamisel tuleb arvestada, et põhivaralt, millelt olete sisendkäibemaksu tagasi küsinud, tuleb teatud juhtudel käibemaks riigile tagastada (korrigeerimine).
Mida tähendab 0% määr ja maksuvaba käive – kas need on samad asjad?
Ei, need on põhimõtteliselt erinevad asjad. 0% määr tähendab, et tehing on maksustatav, kuid määr on null (nt eksport). See annab ettevõtjal õiguse sisendkäibemaksu maha arvata. Maksuvaba käive (nt teatud sotsiaalteenused) tähendab, et käibemaksu ei lisata, kuid selle teenuse osutamiseks tehtud kulutustelt ei saa ka sisendkäibemaksu tagasi küsida.
Kas investeeringud ettevõttesse lähevad käibe arvestusse?
Ei. Osaakapitali sissemaksed või omaniku poolt antud laenud ei ole käive. Käive tekib ainult kaupade müügist ja teenuste osutamisest.
Mis juhtub, kui unustan deklaratsiooni esitada?
Kui KMD jääb õigeks ajaks (20. kuupäevaks) esitamata, saadab MTA meeldetuletuse. Kui hilinemine jätkub, võib amet määrata sunniraha ja arvestada maksuvõlalt intressi. Pikaajaline rikkumine võib viia registrist kustutamiseni, mis võib halvata ettevõtte tegevuse.
Strateegiline lähenemine maksukohustusele
Käibemaksukohustuslase number ei ole pelgalt administratiivne kohustus, vaid strateegiline tööriist teie ettevõtte finantside juhtimisel. Enne ettevõtte loomist tasub teha lihtne arvutus: kes on minu kliendid ja millised on minu kulud? Kui teie kliendiks on lõpptarbija (eraisik) ja teil on vähe sisseostetavaid teenuseid või kaupu, on mõistlik viivitada registreerimisega kuni 40 000 euro piiri täitumiseni, et hoida hinnad madalamal ja marginaalid kõrgemad.
Kui aga tegutsete B2B sektoris või plaanite alguses suuri investeeringuid (nt tootmisseadmed, kallis arvutipark), on kohene registreerimine sageli rahaliselt võidukas käik, hoolimata lisanduvast paberimajandusest. Maksusüsteemide tundmine annab teile kindlustunde ja võimaldab keskenduda peamisele – oma äri kasvatamisele ja klientidele väärtuse loomisele. Soovitatav on alati enne lõplike otsuste tegemist konsulteerida ka pädeva raamatupidajaga, kes aitab analüüsida just teie ärimudeli eripärasid.
