Iga inimene puutub varem või hiljem kokku vajadusega koostada ametlik avaldus. Olgu tegemist tööle kandideerimise, puhkuse taotlemise, lapse kooli registreerimise või ametiasutusele pöördumisega, on avaldus üks levinumaid dokumenditüüpe, millel on juriidiline jõud ja kindlad vorminõuded. Kuigi esmapilgul võib tunduda, et tegemist on lihtsa vabas vormis tekstiga, eksitakse sageli just elementaarsete reeglite vastu, mis võib kaasa tuua avalduse tagasilükkamise või menetluse venimise. Korrektselt vormistatud dokument ei näita mitte ainult koostaja kirjaoskust ja lugupidamist vastuvõtja suhtes, vaid tagab ka selle, et teie soovi võetakse tõsiselt ning menetletakse võimalikult kiiresti. Järgnevalt vaatame detailselt, millised on avalduse kohustuslikud osad, kuidas vältida piinlikke vigu ja milline peaks olema dokumendi visuaalne ilme.
Avalduse kohustuslikud elemendid ja nende paigutus
Eesti asjaajamises on välja kujunenud kindel standard, kuidas avaldus peaks paberil või ekraanil välja nägema. Iga ametlik avaldus koosneb kindlatest rekvisiitidest ehk kohustuslikest andmeväljadest. Kui mõni neist puudub, võib asutus paluda teil dokumendi uuesti esitada.
Klassikaline avalduse ülesehitus on järgmine:
- Adressaat: Kellele avaldus on suunatud. See paigutatakse tavaliselt lehe paremasse ülanurka. Siia kuulub asutuse nimi, konkreetse ametniku nimi (kui on teada) ja ametinimetus.
- Koostaja andmed: Kes avalduse esitab. Need andmed kirjutatakse adressaadi alla või vasakule poole ülanurka (kuid moodsas vormistuses sageli ka paremale adressaadi järele). Kindlasti peab olema kirjas ees- ja perekonnanimi, isikukood (kui see on nõutav, näiteks ametiasutustes), kodune aadress, telefoninumber ja e-posti aadress.
- Pealkiri: Lehe keskele kirjutatakse suurte tähtedega sõna “AVALDUS”. See annab lugejale kohe teada, mis dokumendiga on tegemist.
- Sisu: Avalduse põhiosa, kus kirjeldate oma soovi või taotlust.
- Kuupäev ja koht: Tavaliselt märgitakse teksti lõppu vasakule või paremale äärele. Digiallkirjastatud dokumendi puhul on kuupäev fikseeritud digitempliga, kuid korrektsuse huvides lisatakse see ka tekstifaili.
- Allkiri: Paberil esitatava avalduse puhul omakäeline allkiri, digitaalse puhul digiallkiri.
Sisu sõnastamine ja keelekasutus
Avalduse sisu on dokumendi kõige olulisem osa. Siin kehtib kuldreegel: ole nii lühike kui võimalik ja nii pikk kui vajalik. Ametlik stiil ei tähenda keerulist kantseliiti, vaid selget ja üheselt mõistetavat eesti keelt.
Alustage sisu alati oma põhisoovist. Levinud on alustada lausetega nagu “Palun lubada mind…”, “Soovin kandideerida…”, “Palun väljastada tõend…”. Vältige pikki sissejuhatusi ja emotsionaalseid selgitusi, kui need pole hädavajalikud. Kui avalduse aluseks on mõni varasem dokument või seadusepügal, on viisakas sellele viidata.
Näide heast sõnastusest
Halb näide: “Ma tahaks väga puhkusele minna, sest mul on piletid juba ostetud ja ma pole ammu puhanud, nii et palun andke mulle puhkust järgmisest nädalast.”
Hea näide: “Palun lubada mind korralisele puhkusele ajavahemikus 15.07.2024 kuni 28.07.2024.”
Vormistamine ja visuaalne ilme
Korrektne vormistus muudab dokumendi loetavaks. Kasutage standardseid kirjastiile nagu Times New Roman või Arial. Kirja suuruseks valige tavaliselt 11 või 12 punkti. Reavahe peaks olema 1,0 või 1,15, et tekst ei oleks liiga tihe ega liiga hõre.
Jälgige veeriise ehk servasid. Ametikirja standard näeb ette, et vasak serv peaks olema laiem (umbes 3 cm), et dokumenti oleks võimalik kaustada, parem serv aga kitsam (umbes 1,5–2 cm). Teksti joondus peaks olema vasakule (Left align) või rööpjoondus (Justify), kuid viimase puhul tuleb jälgida, et sõnavahed ei veniks ebaloomulikult suureks.
Levinumad vead, mida tuleks vältida
Isegi kogenud kontoritöötajad võivad kiirustades teha vigu. Siin on nimekiri asjadest, mida peaksite enne “Saada” nupu vajutamist või paberi üleandmist kindlasti kontrollima:
- Kontaktandmete puudumine: See on kõige kriitilisem viga. Kui asutusel tekib teie avaldusega seoses küsimusi, kuid puudub telefoninumber või e-posti aadress, jääb asi seisma.
- Ebaselge sisu: Avaldusest ei selgu täpselt, mida taotletakse. Näiteks puhkuseavalduses on märgitud ainult alguskuupäev, kuid mitte lõpukuupäeva ega päevade arvu.
- Kirjavead ja släng: Ametlik dokument ei tohi sisaldada emotikone, slängisõnu ega trükivigu. “Tsau, saadan avalduse” ei ole sobiv kaaskiri e-postile.
- Vale adressaat: Tihti kasutatakse vana põhja (copy-paste meetod) ja unustatakse muuta asutuse või juhi nime. On äärmiselt piinlik saata ühele ettevõttele avaldus, mille päises on konkurendi nimi.
- Allkirja puudumine: Juriidiliselt on allkirjastamata avaldus tühine paberileht. See kehtib nii paberil kui ka e-kirja manuses olevate dokumentide kohta.
Digitaalne vs paberavaldus
Tänapäeva Eestis liigub enamik dokumente digitaalselt. Siiski on oluline teha vahet e-kirja tekstil ja e-kirjaga saadetaval dokumendil. Ametlik avaldus tuleks vormistada eraldi failina (soovitavalt PDF-formaadis, et vormistus ei paigutuks ümber) või digikonteineris (.asice / .bdoc).
Kui saadate avalduse e-postiga, kirjutage viisakas kaaskiri. Ärge saatke tühja e-kirja, millel on ainult manus. Kaaskirjas märkige lühidalt: “Tere. Edastan manuses oma avalduse [sisu lühikirjeldus]. Lugupidamisega, [Teie Nimi].”
Digiallkirjastamisel veenduge, et teie ID-kaardi sertifikaadid on kehtivad või Smart-ID/Mobiil-ID töötab tõrgeteta. Digiallkirjaga dokument on samaväärne omakäeliselt allkirjastatud dokumendiga ja seda peavad aktsepteerima kõik Eesti ametiasutused ja ettevõtted.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Avalduse kirjutamisega seoses tekib tihti spetsiifilisi küsimusi. Oleme koondanud siia vastused levinumatele muredele.
Kas avalduse võib kirjutada käsitsi?
Jah, avalduse võib kirjutada käsitsi, eriti kui tegemist on kohapeal täidetava dokumendiga. Käsitsi kirjutamisel tuleb jälgida, et käekiri oleks loetav, paber puhas (mitte ruuduline vihikuleht, vaid valge A4) ja tekstis ei oleks maha tõmbamisi ega parandusi. Siiski eelistatakse tänapäeval trükitud teksti selle parema loetavuse tõttu.
Kelle nimele ma avalduse teen, kui ma ei tea juhi nime?
Kui te ei tea konkreetse isiku nime, kellele avaldus suunata, adresseerige see asutuse või ettevõtte üldnimele või ametikohale. Näiteks: “OÜ Näidisfirma juhatusele” või “Kooli direktorile”. See on täiesti korrektne ja aktsepteeritav.
Mis vahe on avaldusel ja taotlusel?
Sisulises mõttes kasutatakse neid termineid sageli sünonüümidena. Juriidiliselt võib olla nüansierinevusi sõltuvalt valdkonnast (nt toetuste taotlemine vs töölt lahkumise avaldus), kuid tavakasutuses on mõlema ülesehitus ja nõuded samad. Kui vorm nõuab “taotlust”, kasutage pealkirjana “TAOTLUS”, muul juhul sobib “AVALDUS”.
Kas avaldust saab tagasi võtta?
Jah, üldjuhul saab avaldust tagasi võtta, esitades selleks uue kirjaliku avalduse (avaldus avalduse tühistamiseks), eeldusel, et algse avalduse alusel pole veel lõplikku haldusakti või otsust tehtud. Töösuhetes on lahkumisavalduse tagasivõtmine võimalik vaid tööandja nõusolekul.
Kontrollnimekiri enne avalduse teele panemist
Enne kui dokument lõplikult käest läheb, tasub võtta hetk ja teha viimane ülevaatus. See võib tunduda liigse ettevaatusabinõuna, kuid just pisiasjad on need, mis jätavad teist professionaalse mulje. Vaadake oma dokument üle järgmiste punktide alusel:
- Kas failinimi on korrektne? “Dokument1.docx” asemel peaks olema “Avaldus_Eesnimi_Perenimi.pdf”. See aitab vastuvõtjal teie faili hiljem arvutist üles leida.
- Kas kuupäev on tänane? Kui kasutasite vana failipõhja, võib seal olla eelmise aasta kuupäev.
- Kas manused on kaasas? Kui viitate avalduses lisadele (näiteks tšekid, tõendid, diplomid), veenduge, et need on tegelikult ka kaasa pandud.
- Kas salvestusformaat on õige? Saatke dokumente võimalusel PDF-ina või digikonteineris, mitte Wordi lahtise failina, et vältida teksti paigast nihkumist vastuvõtja arvutis.
- Kas kontaktandmed on kehtivad? Kontrollige üle telefoninumber, et selles poleks numbrid vahetusse läinud.
Korrektne asjaajamine on oskus, mida hinnatakse igas valdkonnas. Järgides neid lihtsaid põhimõtteid, võite olla kindel, et teie avaldus on vormistatud professionaalselt, see on arusaadav ja jõuab soovitud tulemuseni ilma tarbetute viivitusteta.
