Digimaailmas toimetamine on muutunud meie igapäevaelu lahutamatuks osaks ning paberimajanduse asendumine elektrooniliste protsessidega säästab nii aega, raha kui ka loodust. Eestis on digiallkiri võrdne oma juriidiliselt jõult käsikirjalise allkirjaga, mis tähendab, et saate sõlmida lepinguid, esitada avaldusi riigiasutustele ja kinnitada tehinguid kodust lahkumata. Olenemata sellest, kas olete kogenud arvutikasutaja või alles avastate e-riigi võimalusi, on oluline teada täpseid samme ja tehnilisi nüansse, kuidas protsess sujuvalt ja turvaliselt läbi viia. Järgnev põhjalik juhend aitab teil orienteeruda digiallkirjastamise maailmas, kattes nii ID-kaardi, Smart-ID kui ka Mobiil-ID kasutamise erinevates seadmetes.
Vajalikud ettevalmistused enne allkirjastamist
Enne kui asute dokumente allkirjastama, on oluline veenduda, et teie tehniline varustus ja autentimisvahendid on töökorras. Digiallkirja andmine on tehniline protsess, mis nõuab kindlat tarkvara ja kehtivaid sertifikaate.
Milliseid vahendeid on vaja?
Edukas digiallkirjastamine eeldab ühe või mitme alljärgneva vahendi olemasolu:
- ID-kaart ja kaardilugeja: See on kõige klassikalisem viis. Teil peab olema kehtiv ID-kaart, mille sertifikaadid pole aegunud ega peatatud. Samuti on vajalik füüsiline kaardilugeja, mis ühendatakse arvuti USB-pesaga.
- Mobiil-ID: See on SIM-kaardi põhine lahendus. Kasutamiseks peab teil olema mobiilioperaatoriga sõlmitud Mobiil-ID leping ja aktiveeritud teenus.
- Smart-ID: Kõige populaarsem nutiseadme põhine lahendus, mis töötab andmeside kaudu ja ei vaja spetsiaalset SIM-kaarti.
- PIN-koodid: Kõigi ülaltoodud meetodite puhul on kriitilise tähtsusega PIN-koodid. PIN1 on isiku tuvastamiseks ja PIN2 on allkirja andmiseks. Ilma PIN2-koodita ei ole digiallkirjastamine võimalik.
Lisaks riistvarale ja koodidele peab teie arvutisse või nutiseadmesse olema paigaldatud vastav tarkvara. Arvutis on selleks Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt hallatav DigiDoc4 Klient ning nutiseadmetes rakendus nimega RIA DigiDoc.
Dokumentide allkirjastamine arvutis ID-kaardiga
ID-kaardiga allkirjastamine on kõige turvalisemaks peetav meetod, kuna see nõuab füüsilise dokumendi (kaardi) ja teadmise (PIN-koodid) üheaegset kasutamist. Protsess toimub enamasti DigiDoc4 tarkvaras, mis on Eestis standardlahendus.
Samm-sammuline juhend
- Sisestage ID-kaart lugejasse: Veenduge, et kaardi kiip on puhas ja sisestatud lugejasse õigetpidi. Soovitatav on kaart sisestada enne DigiDoc4 programmi avamist, et tarkvara suudaks kaardi koheselt tuvastada.
- Avage DigiDoc4 Klient: Käivitage programm oma arvutis. Tarkvara peaks lugema teie isikuandmeid ja näitama teie nime ekraani vasakus ülanurgas.
- Valige allkirjastatav fail: Lohistage soovitud dokument (nt PDF, Wordi fail või pildifail) programmi aknasse või kasutage nuppu „Lisa fail“. Pidage meeles, et digiallkirjastamisel luuakse “ümbrik” ehk konteiner. Teie algne fail pakitakse selle konteineri sisse.
- Kontrollige sisu: Enne allkirja andmist veenduge, et lisasite õige faili. Vajadusel saate lisada ühte konteinerisse mitu faili, mida soovite korraga allkirjastada.
- Allkirjastamise alustamine: Vajutage nupule „Allkirjasta ID-kaardiga“. Ekraanile võib ilmuda aken, kus küsitakse allkirjastaja rolli või asukohta, kuid need väljad on valikulised.
- Sisestage PIN2: Programm küsib teilt PIN2-koodi. Sisestage see ettevaatlikult. Pärast õige koodi sisestamist moodustatakse digitaalne allkiri ja fail salvestatakse laiendiga .asice (või vanema standardi puhul .bdoc).
Allkirjastamine arvutis Smart-ID või Mobiil-ID abil
Kui teil ei ole käepärast ID-kaardi lugejat, on Smart-ID ja Mobiil-ID suurepärased alternatiivid. Need meetodid on eriti mugavad sülearvutite kasutajatele, kes on liikvel.
Protsess DigiDoc4 Kliendis on sarnane ID-kaardiga allkirjastamisele, kuid autentimise etapp erineb:
- Lisage failid DigiDoc4 aknasse samamoodi nagu eelnevalt kirjeldatud.
- Valige allkirjastamise meetodiks kas Mobiil-ID või Smart-ID.
- Sisestage oma isikukood ja Mobiil-ID puhul ka telefoninumber.
- Vajutage „Allkirjasta“.
- Teie telefoni ekraanile ilmub kontrollkood. Veenduge, et arvutiekraanil ja telefonis olevad kontrollkoodid kattuvad.
- Sisestage telefonis oma PIN2-kood.
Pärast koodi sisestamist telefonis jõuab kinnitus arvutisse ja dokument saab allkirjastatud. See võib võtta aega mõne sekundi.
Dokumentide digiallkirjastamine nutiseadmes (Android ja iOS)
Nutitelefonis või tahvelarvutis allkirjastamine on muutunud äärmiselt populaarseks, kuna see võimaldab toiminguid teha asukohast sõltumata. Selleks on vaja nutiseadmesse paigaldada RIA DigiDoc rakendus, mis on saadaval nii Google Play poes kui ka Apple App Store’is.
Toimingute järjekord mobiilis
- Rakenduse avamine ja faili lisamine: Avage RIA DigiDoc äpp. Teil on võimalik valida fail oma telefoni failihaldurist või jagada faili (Share/Saada) otse teisest rakendusest (nt e-postkastist) DigiDoc rakendusse.
- Konteineri loomine: Kui fail on valitud, loob rakendus automaatselt allkirjastamise konteineri. Näete ekraanil faili nime ja suurust.
- Allkirjastamise valimine: Vajutage nupule „Allkirjasta“. Rakendus pakub teile valikuid vastavalt seadistatud vahenditele (Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaart, kui kasutate spetsiaalset mobiilset kaardilugejat).
- Isiku tuvastamine: Smart-ID või Mobiil-ID puhul suunatakse teid vastavasse autentimisprotsessi. Kontrollige kontrollkoodi ja sisestage nutiseadmes PIN2.
- Salvestamine ja jagamine: Pärast allkirjastamist on dokument salvestatud rakendusse. Saate seda kohe jagada e-posti, Messengeri või pilveteenuse (nt Google Drive, Dropbox) kaudu teisele osapoolele.
Digiallkirja konteinerid ja failivormingud
Paljud kasutajad ajavad segamini tavalise PDF-faili ja digiallkirjastatud konteineri. On oluline mõista, et digiallkiri ei ole lihtsalt pilt teie allkirjast PDF-dokumendil, vaid matemaatiline tõestus faili autentsusest.
Mis vahe on .bdoc ja .asice vormingutel?
- .bdoc (Binary Document): See oli pikka aega Eesti siseriiklik standard. See on turvaline ja laialdaselt toetatud Eesti süsteemides.
- .asice (Associated Signature Containers Extended): See on uuem, üleeuroopaline standard, mis vastab eIDAS-e määrusele. Tänapäeval soovitab DigiDoc4 vaikimisi kasutada .asice vormingut, et tagada dokumendi parem ühilduvus välisriikide (eriti Euroopa Liidu liikmesriikide) süsteemidega.
Mõlemad vormingud on Eestis juriidiliselt võrdsed, kuid rahvusvahelise suhtluse puhul on .asice kindlam valik.
Turvalisus ja digihügieen
Digiallkirjastamine on turvaline vaid siis, kui kasutaja järgib elementaarseid turvanõudeid. Teie PIN-koodid on teie digitaalne identiteet.
Olulised turvareeglid:
Ärge kunagi hoidke PIN-koode koos ID-kaardiga samas rahakotis. Kui varas saab kätte nii kaardi kui ka koodid, saab ta teie nimel võtta laenu või sõlmida lepinguid. Samuti ei tohi PIN-koode jagada pereliikmetele ega kolleegidele. PIN1 ja PIN2 peavad olema teada vaid teile. Kui kahtlustate, et teie koodid on lekkinud, tuleb sertifikaadid koheselt peatada või koodid uuendada.
Dokumendi sisu kontrollimine enne PIN2 sisestamist on kriitilise tähtsusega. DigiDoc4 tarkvara kuvab teile alati allkirjastatavate failide nimekirja. Veenduge, et seal poleks võõraid või kahtlaseid faile.
Korduma Kippuvad Küsimused (KKK)
Kas digiallkiri on sama tugev kui paberil allkiri?
Jah, ja sageli isegi tugevam. Euroopa Liidu eIDAS määruse ja Eesti seaduste kohaselt on kvalifitseeritud e-allkiri (mida Eesti ID-kaart, Smart-ID ja Mobiil-ID pakuvad) juriidiliselt samaväärne omakäelise allkirjaga. Digiallkirja puhul on võimalik tuvastada allkirjastamise täpne kellaaeg ja see, et dokumenti pole pärast allkirjastamist muudetud.
Mida teha, kui unustasin oma PIN2-koodi?
Kui olete unustanud PIN2-koodi, ei ole seda võimalik taastada. Teil on vaja PUK-koodi, et luua uued PIN-koodid. Kui ka PUK-kood on kadunud, peate taotlema politseist uue koodiümbriku (ID-kaardi puhul) või pangaesinduses/iseteeninduses looma uue Smart-ID konto.
Kas ma saan allkirjastatud dokumenti hiljem muuta?
Ei. Digiallkirjastatud konteineri sisu on lukus. Kui proovite konteineris olevat faili muuta, muutub antud allkiri kehtetuks. Kui dokumendis on viga, tuleb luua uus konteiner, lisada sinna parandatud fail ja allkirjastada see uuesti.
Kas ma saan digiallkirjastada dokumente Mac (Apple) arvutis?
Jah, DigiDoc4 tarkvara ja veebipõhised allkirjastamiskeskkonnad töötavad ka macOS operatsioonisüsteemil. Tuleb vaid jälgida, et kasutaksite oma operatsioonisüsteemile sobivat tarkvaraversiooni ning vajadusel spetsiaalseid veebilehitseja laiendusi (pluginaid).
Levinumad tehnilised tõrked ja nende lahendamine
Isegi parimate ettevalmistuste juures võib tehnika vahel alt vedada. Alljärgnevalt on toodud lahendused kõige sagedamini esinevatele probleemidele, mis võivad takistada digiallkirja andmist.
Esiteks, kui DigiDoc4 ei loe teie ID-kaarti, proovige lihtsaimat lahendust: võtke kaart lugejast välja ja sisestage uuesti. Kui see ei aita, proovige kaardilugejat sisestada teise USB-pessa. Sageli on probleemiks ka aegunud tarkvara. Veenduge alati, et teie arvutis on kõige uuem versioon ID-tarkvarast. Seda saab kontrollida id.ee veebilehel.
Teine levinud probleem on seotud veebilehitsejatega, kui proovite allkirjastada panga või riigiasutuse veebilehel. Kui allkirjastamine ebaõnnestub, kontrollige, kas „Token signing“ või sarnane laiendus on brauseris lubatud. Mõnikord aitab brauseri taaskäivitamine või vahemälu tühjendamine.
Smart-ID kasutajad võivad kogeda olukorda, kus kontrollkood ei jõua telefoni. Veenduge, et teie nutiseadmel on stabiilne internetiühendus. Samuti kontrollige, et teavitused (notifications) oleksid Smart-ID rakenduse jaoks lubatud. Kui tegemist on uue telefoniga, veenduge, et olete Smart-ID konto selles seadmes korrektselt registreerinud ja aktiveerinud, kuna konto on seadmepõhine.
