Ettevõtlusega alustades on iga ärimehe või -naise üks esimesi ja olulisemaid kokkupuuteid riigiga seotud maksuküsimustega. Üks enim segadust tekitavaid, kuid samas kriitilise tähtsusega teemasid on käibemaks ning sellega seonduv registreerimiskohustus. Paljud alustavad ettevõtjad lükkavad selle teemaga tegelemist edasi, uskudes ekslikult, et see puudutab vaid suuri korporatsioone. Tegelikkuses on käibemaksukohustuslase number ehk KMKR number miski, mis võib osutuda vajalikuks juba esimesest tegevuskuust, sõltuvalt teie ärimudelist, klientidest ja tegevusvaldkonnast. Õigeaegne registreerimine ei hoia ära mitte ainult probleeme Maksu- ja Tolliametiga, vaid võib teatud olukordades olla ettevõttele majanduslikult kasulik, võimaldades sisendkäibemaksu tagasi küsida ja tõsta usaldusväärsust koostööpartnerite silmis.
Mis on käibemaksunumber ja kuidas seda ära tunda?
Käibemaksukohustuslase registreerimisnumber (lühendatult KMKR number) on unikaalne kood, mille Maksu- ja Tolliamet väljastab ettevõttele või füüsilisest isikust ettevõtjale (FIE), kes on võetud käibemaksukohustuslaste registrisse. Eestis koosneb see number kahetähelisest maakoodist “EE”, millele järgneb üheksakohaline numbrkombinatsioon. See number on ettevõtte “sõrmejälg” maksusüsteemis, mis seob konkreetsed tehingud kindla juriidilise isikuga.
KMKR numbri olemasolu annab ettevõttele õiguse ja ühtlasi kohustuse lisada oma müüdavatele kaupadele ja teenustele käibemaks (Eestis on standardmäär 22%, teatud juhtudel 9% või 5%). Samas annab see numbri omanikule ka olulise privileegi: õiguse arvata oma ettevõtlusega seotud kuludelt maha tarnijatele tasutud käibemaks ehk sisendkäibemaks. Ilma kehtiva KMKR numbrita ei tohi ettevõte arvele käibemaksu lisada ega seda ka riigilt tagasi küsida.
Oluline on teada, et KMKR number on avalik info. Euroopa Liidus saab iga ettevõtte käibemaksunumbri kehtivust kontrollida VIES-süsteemi (VAT Information Exchange System) kaudu. See on eriti tähtis rahvusvahelise kaubanduse puhul, kus tehingu maksuvabastus sõltub sellest, kas ostjal on kehtiv number või mitte.
Millal tekib kohustus end käibemaksukohustuslaseks registreerida?
Eestis on seadusandja kehtestanud selge piirmäära, millest alates muutub käibemaksukohustuslaseks registreerimine kohustuslikuks. See piir on seotud ettevõtte maksustatava käibe suurusega kalendriaasta jooksul.
40 000 euro piirmäär
Käibemaksuseaduse kohaselt tekib registreerimiskohustus päeval, mil ettevõtte maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvestatuna 40 000 eurot. Siin on oluline tähele panna mitut nüanssi:
- Arvestus käib kalendriaasta põhiselt: Iga aasta 1. jaanuaril algab arvestus nullist (kui te pole veel registreeritud). See tähendab, et kui tegite eelmisel aastal käivet 39 000 eurot ja uuel aastal jälle 39 000 eurot, ei teki teil kummalgi aastal automaatset kohustust, kuigi summaarne tulu on suur.
- Maksustatav käive: Piirmäära hulka arvestatakse vaid Eestis tekkiv käive, mis kuuluks maksustamisele (sh 0% määraga käive, näiteks eksport). Maksuvaba käive (nt teatud tervishoiuteenused või kindlustusteenused) sellesse arvestusse ei lähe.
- Põhivara müük ei loe: Kui ettevõte müüb oma põhivarana arvel olevaid seadmeid, siis see müügitulu ei lähe 40 000 euro piirmäära arvestusse.
Kui piirmäär on ületatud, tuleb avaldus registreerimiseks esitada Maksu- ja Tolliametile kolme tööpäeva jooksul arvates päevast, mil käive piirmäära ületas. Hilinemine võib kaasa tuua olukorra, kus maksuhaldur registreerib teid tagasiulatuvalt ja peate maksma käibemaksu tehingutelt, millelt te seda kliendilt ei küsinud – see on ettevõttele otsene rahaline kahju.
Vabatahtlik registreerimine: Miks seda teha?
Väga paljud ettevõtted ei oota 40 000 euro täitumist, vaid esitavad avalduse kohe ettevõtte asutamisel või enne esimest suurt tehingut. Miks on vabatahtlik registreerimine sageli kasulik?
- Sisendkäibemaksu tagasisaamine: Kui alustav ettevõte peab tegema suuri investeeringuid (ostma seadmeid, autosid, kontorimööblit või kinnisvara), on kulutused suured. Kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane, on käibemaks tema jaoks lõplik kulu. Registreerituna saab riigilt selle 22% tagasi küsida.
- Usaldusväärsus B2B sektoris: Kui teie kliendid on teised ettevõtted (kes on käibemaksukohustuslased), eelistavad nad sageli osta teenust samuti kohustuslaselt. Nende jaoks ei ole vahet, kas hind on 100 + KM või lihtsalt 122, sest nemad saavad KM tagasi. Küll aga võib KMKR numbri puudumine jätta mulje, et tegemist on väga väikese või alles alustava hobikorras tegutsejaga.
- Kahjumi vältimine ekspordil: Kui plaanite kaupu või teenuseid müüa välismaale (eksport), on käibemaksumäär 0%, kuid sisendkäibemaksu saab Eestis tehtud kuludelt ikkagi tagasi küsida. Registreerimata ettevõtja seda teha ei saa.
Siiski on vabatahtlikul registreerimisel ka varjukülgi. Kui teie kliendid on peamiselt eraisikud (lõpptarbijad), tähendab käibemaksukohustuslaseks hakkamine automaatselt 22% hinnatõusu või teie kasumimarginaali vähenemist sama summa võrra, kuna eraisik ei saa käibemaksu tagasi küsida. Lisaks kaasneb sellega igakuine deklareerimiskohustus.
Piiratud käibemaksukohustuslane – mis see on?
Lisaks tavalisele käibemaksukohustuslasele eksisteerib termin “piiratud käibemaksukohustuslane”. See on staatus, mis tekitab sageli segadust, kuid on digiajastul üha olulisem.
Piiratud kohustus tekib peamiselt siis, kui Eesti ettevõte, kes ei ole veel täiskohustuslane (käive alla 40 000 euro), ostab teenuseid välismaistelt ettevõtetelt (näiteks Google reklaam, Facebooki turundus, LinkedIni teenused, välismaine tarkvara) või soetab kaupu teisest EL riigist üle 10 000 euro väärtuses aastas.
Näiteks, kui ostate Google’ilt reklaami ja te ei ole käibemaksukohustuslane, peate end registreerima piiratud kohustuslaseks. See tähendab, et peate deklareerima ja maksma Eestis käibemaksu ostetud teenuselt, kuid teil ei ole õigust sisendkäibemaksu maha arvata. Piiratud kohustuslane ei lisa oma müügiarvetele käibemaksu. See on sisuliselt kohustus ilma hüvedeta, kuid selle täitmata jätmine on maksurikkumine.
Registreerimisprotsess ja vajalikud dokumendid
Tänapäeval on käibemaksukohustuslaseks registreerimine Eestis tehtud äärmiselt lihtsaks ja kiireks. Protsess toimub enamasti e-MTA keskkonnas.
Samm-sammuline juhend:
- Logige sisse e-MTA keskkonda.
- Valige menüüst “Registrid” ja seejärel “Käibemaksukohustuslaseks registreerimine”.
- Täitge avaldus (vorm KR).
- Lisage tõendusmaterjal ettevõtluse toimumise või alustamise kohta.
Just viimane punkt on kriitiline. Maksu- ja Tolliamet tahab vältida “riiulifirmade” registreerimist, mida võidakse kasutada maksupettusteks. Seetõttu peab ettevõtja tõendama, et reaalne majandustegevus juba käib või algab kohe. Tõendiks võivad olla sõlmitud lepingud, eellepingud, kirjavahetus partneritega või äriplaan. Kui dokumendid on korras, tehakse registreerimisotsus tavaliselt 3–5 tööpäeva jooksul, kuigi seadus lubab menetleda kauem, kui on vaja lisatõendeid.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas käibemaksukohustuslaseks olemine on tasuline?
Ei, registreerimine ise on riigilõivuvaba. Ainus “kulu” on raamatupidamise keerukuse kasv ja ajakulu igakuiste deklaratsioonide (KMD) esitamisel. Hilinenud deklaratsioonide või maksmata maksude eest võivad lisanduda intressid ja trahvid.
Mida teha, kui käive langeb alla 40 000 euro?
Kui olete juba registreeritud, siis käibe langemine alla piirmäära ei kustuta teid automaatselt registrist. Te jääte kohustuslaseks ja peate esitama deklaratsioone edasi. Küll aga tekib teil õigus esitada avaldus enda registrist kustutamiseks, kui prognoositav käive jääb alla piirmäära.
Kas ma pean esitama deklaratsiooni, kui mul polnud ühtegi tehingut?
Jah. Käibemaksukohustuslane peab esitama käibedeklaratsiooni (KMD) iga kuu 20. kuupäevaks, isegi kui käive ja ostud olid null eurot. Sellisel juhul esitatakse nn null-deklaratsioon. Esitamata jätmine toob kaasa meeldetuletused ja sunniraha hoiatuse.
Kas välismaale arvet esitades lisan käibemaksu?
See sõltub sellest, kellele ja mida müüte. Müües kaupu või teenuseid teisele Euroopa Liidu käibemaksukohustuslasele, rakendub üldjuhul 0% määr (pöördmaksustamine). Müües eraisikutele EL-is, võib tekkida kohustus registreerida end OSS-skeemi (One Stop Shop) kasutajaks või sihtriigis. Kolmandatesse riikidesse (nt USA) eksport on tavaliselt 0% määraga.
Käibemaksukohustuslaste registrist kustutamine
Ettevõtlus on dünaamiline ja võib tekkida olukordi, kus käibemaksukohustuslase staatus muutub koormavaks või tarbetuks. Kõige levinum põhjus registrist lahkumiseks on tegevuse lõpetamine või mahtude oluline vähenemine.
Registrist kustutamiseks peab ettevõtja esitama vastava avalduse. Maksuhalduril on õigus ettevõte registrist kustutada ka omal algatusel, kui ettevõte ei ole esitanud käibedeklaratsioone (tavaliselt viimased 6 kuud) või kui deklaratsioonidest nähtub, et reaalset ettevõtlust ei toimu. Siiski on siin üks väga oluline finantsrisk, mida tuleb arvestada: põhivara võõrandamine.
Kui ettevõte on ostnud põhivara (näiteks kallis tootmisseade või kinnisvara) ja küsinud sellelt sisendkäibemaksu tagasi, siis registrist kustutamisel tuleb teatud juhtudel riigile osa käibemaksu tagasi maksta. See sõltub sellest, kui kaua on vara kasutatud nn korrigeerimisperioodi jooksul (kinnisvara puhul 10 aastat, muul põhivaral 5 aastat). Seega enne registrist lahkumist tasub alati konsulteerida raamatupidajaga, et vältida ootamatuid maksunõudeid lõpparve tegemisel.